Was ein HR-Agent ist
Ein Chatbot wartet auf eine Frage. Ein Agent wird aktiv, wenn etwas passiert: Eine neue Mitarbeiterin wird angelegt, ein Urlaubsantrag geht ein, der Abrechnungszeitraum beginnt. Er liest die Daten, die er braucht, arbeitet die beschriebenen Schritte ab und legt jede Entscheidung der Person vor, die sie trifft. Er läuft auch, wenn niemand angemeldet ist. Ein Ablaufdiagramm braucht es dafür nicht: Sie beschreiben die Aufgabe in eigenen Worten und wählen Werkzeuge und Rechte aus.
So arbeiten Agenten in Worklayer
- Auslöser. Ein Agent startet nach Zeitplan, etwa am ersten Arbeitstag des Monats, oder bei einem Ereignis in Worklayer, etwa einem Neuzugang oder einem Urlaubsantrag.
- Werkzeuge. Er arbeitet mit den Daten in Worklayer (Personalakten, Abwesenheiten, Spesen, Abrechnungsvorbereitung, Aufgaben, Dokumente) und mit den Integrationen, die Ihre Admins verbinden: Slack, Notion, Airtable, Linear sowie Gmail, Google Kalender oder Outlook über das Konto einer Person.
- Rechte beginnen bei null. Ein neuer Agent hat keine. Nur Admins vergeben sie, Bereich für Bereich: keine, lesen oder lesen und schreiben. So funktionieren die Berechtigungen.
- Er fragt nach, wenn ihm Rechte fehlen. Ein Schritt, für den die Berechtigung fehlt, hält an und geht als Anfrage an einen Admin, statt still zu scheitern oder einen Umweg zu suchen.
- Jeder Lauf wird protokolliert. Schritt für Schritt: was passiert ist, wann und warum. Zum Audit-Trail.
Fünf Agenten aus dem HR-Alltag
Jedes Beispiel stammt aus einer der Prozessseiten weiter unten. Die Anweisungen schreiben Sie selbst, deshalb folgen Schritte, Zuständigkeiten und Zeitpunkte Ihrem eigenen Ablauf.
| Agent | Startet, wenn | Was er tut | Wer entscheidet |
|---|---|---|---|
| Onboarding | eine neue Person angelegt wird | Verschickt die Begrüßung, weist die Onboarding-Checkliste mit einer zuständigen Person je Aufgabe zu, plant Kennenlerntermine rund um den Starttermin und schickt der IT ihre Einrichtungsaufgabe. | Die IT richtet Laptop und Zugänge ein und bestätigt es. |
| Urlaubsprüfung | ein Urlaubsantrag eingeht | Prüft den Antrag gegen die Urlaubsregelung und den Resturlaub und legt beides neben den Antrag. | Die Führungskraft genehmigt oder lehnt ab. Genehmigter Urlaub wird erfasst und erscheint im Teamkalender. |
| Abrechnungsvorbereitung | der Abrechnungszeitraum beginnt | Erinnert an fehlende Zeiteinträge und führt dann Gehälter, Boni, Zeiten und genehmigte Spesen im Abrechnungsstand des Monats zusammen. | Die prüfende Person korrigiert und gibt den Stand frei, bevor er für Ihr Lohnbüro exportiert wird. |
| Spesenprüfung | eine Spesenabrechnung eingereicht wird | Prüft sie gegen Ihre Spesenrichtlinie und die hinterlegten Sätze und markiert Abweichungen, etwa eine Bewirtung über dem Limit. | Die Buchhaltung entscheidet über die Abweichung. Nur Genehmigtes geht in die Abrechnungsvorbereitung. |
| Offboarding | ein Austritt erfasst wird | Verteilt die Austritts-Checkliste an HR, Führungskraft und IT: Übergabe, Zugänge und Rückgabe der Arbeitsmittel, passend zum letzten Arbeitstag. | Die IT bestätigt Zugänge und zurückgegebene Geräte. Die prüfende Person kontrolliert die letzten Abrechnungsdaten. |
Was Agenten nicht tun
- Ohne Berechtigung handeln. Ein Agent nutzt nur die Daten und Werkzeuge, die ein Admin freigegeben hat. Ab Werk ist das nichts.
- Aktionen ausführen, die sich in Worklayer nie freigeben lassen: Personaldatensätze löschen, Vergütung oder Bankverbindung ändern, Rollen oder Berechtigungen ändern.
- Die Lohnabrechnung machen. Worklayer bereitet den Abrechnungsstand vor und exportiert ihn. Auszahlung, Lohnsteuer und Meldungen übernimmt Ihr Lohnbüro oder Ihre Steuerkanzlei.
- In nicht verbundenen Tools handeln. Den Zugang zu einer App zu sperren, die Worklayer nicht anbindet, bleibt eine Aufgabe der IT, sichtbar, bis die IT sie bestätigt.
- Im Verborgenen arbeiten. Jeder Schritt jedes Laufs steht im Verlauf, mit dem, was der Agent getan hat, und dem Grund.
Die KI in Worklayer
- Autonome AgentenAgenten-Builder, Auslöser und der Verlauf jeder Ausführung.
- KI-AssistentDer Assistent für Fragen zu Urlaub, Verträgen und Richtlinien.
- Kontrolle und BerechtigungenWas jeder Agent lesen und ändern darf, und wer das festlegt.
- Audit-TrailJede Aktion, Freigabe und Datenänderung nachvollziehbar.
Agenten nach Prozess
- Mitarbeiter-OnboardingBegrüßung, Checkliste, Kennenlerntermine und IT vor dem ersten Tag.
- Abwesenheit und ArbeitszeitAnträge kommen mit Regelung und Resturlaub bei der Führungskraft an.
- AbrechnungsvorbereitungGehalt, Zeiten und genehmigte Spesen in einem Stand zur Prüfung.
- SpesenfreigabenBelege gegen die Richtlinie geprüft, Abweichungen an die Buchhaltung.
- Mitarbeiter-OffboardingÜbergabe, Zugänge, Geräte und letzte Abrechnungsdaten, jeweils mit Zuständigkeit.
- HR-AnfragenAntworten zu Richtlinien und Urlaubsanträge in einem Chat.
Fragen
Software, die einen Teil der HR-Arbeit selbst erledigt. Sie startet nach Zeitplan oder bei einem Ereignis, etwa einem Neuzugang, nutzt die freigegebenen Daten und Werkzeuge und protokolliert jeden Schritt. In Worklayer schreibt ein Admin die Anweisungen in normaler Sprache und vergibt die Rechte.
Ein Chatbot antwortet, wenn jemand fragt. Der Assistent in Worklayer geht einen Schritt weiter: Mitarbeitende sehen ihren Resturlaub und stellen den Antrag im selben Chat, im Rahmen ihrer eigenen Rechte. Ein Agent braucht keine Frage. Er läuft bei seinem Auslöser, zum Beispiel bei jedem neuen Urlaubsantrag.
Was ein Agent darf, hängt von den Rechten ab, die ein Admin vergibt. In den Abläufen auf dieser Seite bleibt die Entscheidung bei einem Menschen: Der Agent prüft gegen Regelung und Resturlaub, Führungskraft oder Buchhaltung entscheiden.
Ja. Worklayer ist eine HR-Software mit Personalakten und Organigramm, Zeiterfassung und Urlaub, vorbereitender Lohnbuchhaltung, Spesen, Dokumenten und Analysen, dazu ein KI-Assistent und KI-Agenten. Lohnabrechnung, Recruiting, Leistungsbeurteilungen und eine DATEV-Schnittstelle gibt es nicht.
Nein. Worklayer kostet 10 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. USt., mit allen Modulen, allen Integrationen und unbegrenzter KI-Nutzung: keine Credits, keine Obergrenzen, im Rahmen einer fairen Nutzung. Unternehmen mit bis zu 3 Personen, den Admin eingeschlossen, nutzen Worklayer kostenlos. Zu den Preisen
Ja, zusätzlich zu den Agenten. Über den Worklayer MCP-Server arbeiten Claude, ChatGPT und andere KI-Tools im Chat mit Ihren HR-Daten, mit Ihren eigenen Rechten. Die Agenten laufen dagegen in Worklayer, ohne dass jemand chattet. KI-Tool verbinden