So nutzen Sie die Checkliste
Die Schritte sind nach Zeitpunkt geordnet, von der Zusage bis zum Ende der Probezeit. Die Spalte „Wer“ ist ein Vorschlag, den Sie an Ihre Organisation anpassen. „Lohnbüro“ steht für Ihre Entgeltabrechnung, ob intern oder beim Steuerberater. Schritte mit Paragraf sind gesetzlich vorgeschrieben, alle anderen sind gute Praxis.
Mit „Worklayer-Agent“ markierte Schritte kann in Worklayer ein Agent übernehmen, den Sie für neue Mitarbeitende einrichten: Aufgaben verteilen, die Begrüßung schicken, Termine einladen, in Slack-Kanäle einladen, Unterlagen anfordern und an offene Aufgaben erinnern. Worklayer ist unser eigenes Produkt. Meldungen, Lohnsteuer und Verträge bleiben bei HR und Lohnbüro: Worklayer macht keine Lohnabrechnung und meldet nichts an Sozialversicherung oder Finanzamt.
Die Checkliste
Vor dem ersten Tag
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Betriebsrat vor der Einstellung unterrichten und seine Zustimmung einholen, in Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Beschäftigten (§ 99 BetrVG) | HR |
| Bei Staatsangehörigen außerhalb von EU, EWR und Schweiz: Aufenthaltstitel auf die Erlaubnis zur Beschäftigung prüfen und eine Kopie für die Dauer der Beschäftigung aufbewahren (§ 4a Abs. 5 AufenthG) | HR |
| Arbeitsvertrag mit allen Angaben nach § 2 NachwG aufsetzen; ein vollständiger Vertrag ersetzt den gesonderten Nachweis. Befristungen brauchen die Schriftform mit Unterschrift (§ 14 Abs. 4 TzBfG) | HR |
| Vertrag in Textform, etwa als PDF per E-Mail, nur mit Aufforderung zum Empfangsnachweis verschicken; in den Branchen des § 2a SchwarzArbG weiter auf Papier mit Unterschrift (§ 2 Abs. 1 NachwG) | HR |
| Mitarbeiterdatensatz anlegen: Startdatum, Führungskraft, Team, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch | HR |
| Onboarding-Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit an HR, Führungskraft und IT verteilen | Worklayer-Agent |
| Steuer-ID, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung anfordern und nachfassen, bis alles da ist | Worklayer-Agent |
| Willkommensnachricht mit Ablauf des ersten Tages, Adresse und Ansprechperson senden | Worklayer-Agent |
| IT-Einrichtung als Aufgabe an die IT geben, fällig vor dem Starttag | Worklayer-Agent |
| Laptop, E-Mail-Konto, Zugänge und Berechtigungen einrichten | IT |
| Einarbeitungsplan schreiben und eine Patin oder einen Paten bestimmen | Führungskraft |
| Kennenlerntermine für die erste Woche in die Kalender legen | Worklayer-Agent |
| Sofortmeldung an die Rentenversicherung spätestens bei Arbeitsaufnahme, nur in den Branchen des § 28a Abs. 4 SGB IV, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik, Friseur- und Kosmetikgewerbe | Lohnbüro |
Erster Tag
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Spätestens jetzt den Nachweis von Vertragsparteien, Entgelt und Arbeitszeit aushändigen (§ 2 Abs. 1 NachwG) | HR |
| Arbeitsschutz-Unterweisung für den konkreten Arbeitsplatz vor Aufnahme der Tätigkeit, mit Unterschrift dokumentiert (§ 12 ArbSchG) | Führungskraft |
| Datenschutzhinweise für Beschäftigte aushändigen (Art. 13 DSGVO) und die Verpflichtung auf Vertraulichkeit unterschreiben lassen | HR |
| Arbeitszeiterfassung erklären und einrichten: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ab dem ersten Tag (Zeiterfassungspflicht) | HR |
| Steuer-ID und Geburtsdatum mitteilen, angeben, ob es die erste oder eine weitere Beschäftigung ist, und die gewählte Krankenkasse nennen (§ 39e Abs. 4 EStG, § 175 Abs. 3 SGB V) | Mitarbeitende |
| Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern abrufen und ins Lohnkonto übernehmen (§ 39e Abs. 4 EStG) | Lohnbüro |
| Arbeitsplatz, Geräte und Zugänge übergeben | IT |
| Begrüßung im Team, Rundgang, Ansprechpersonen vorstellen | Führungskraft |
| In die Slack-Kanäle des Teams einladen | Worklayer-Agent |
Erste Woche
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Spätestens am siebten Kalendertag Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit und Überstundenregelung nachweisen, falls nicht schon im Vertrag (§ 2 Abs. 1 NachwG) | HR |
| Kennenlerngespräche mit Team und wichtigen Schnittstellen führen | Mitarbeitende |
| Ziele und Aufgaben für die Probezeit festlegen | Führungskraft |
| An offene Onboarding-Aufgaben erinnern | Worklayer-Agent |
| Kurzes Gespräch am Ende der Woche: was fehlt noch | Führungskraft |
Erster Monat
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Krankenkasse fehlt nach zwei Wochen: bei der zuletzt zuständigen Kasse anmelden und die Person in Textform informieren (§ 175 Abs. 3 SGB V) | Lohnbüro |
| Anmeldung zur Sozialversicherung mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV) | Lohnbüro |
| Erste Abrechnung prüfen: Steuerklasse aus den ELStAM, Krankenkasse, Beitragsgruppen | HR |
| Spätestens einen Monat nach Beginn die übrigen Angaben nachweisen: Urlaub, Fortbildung, Altersversorgung, Kündigungsverfahren, Tarifverträge (§ 2 Abs. 1 NachwG) | HR |
| Pflichtschulungen wie Datenschutz und IT-Sicherheit abschließen | Mitarbeitende |
| An Aufgaben erinnern, die noch offen sind | Worklayer-Agent |
| Monatsgespräch zu Einarbeitung und Zielen | Führungskraft |
Probezeit
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Probezeit von höchstens sechs Monaten mit zwei Wochen Kündigungsfrist (§ 622 Abs. 3 BGB); bei Befristung im Verhältnis zur Dauer (§ 15 Abs. 3 TzBfG) | HR |
| Voller Urlaubsanspruch erst nach sechs Monaten, bis dahin ein Zwölftel je vollem Monat (§§ 4, 5 BUrlG; Urlaubsrechner) | HR |
| Probezeitgespräch vier bis sechs Wochen vor dem Ende in die Kalender legen | Worklayer-Agent |
| Probezeitgespräch führen und die Entscheidung festhalten | Führungskraft |
| Nach sechs Monaten gilt das Kündigungsschutzgesetz, in Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten (§§ 1, 23 KSchG) | HR |
Die Pflichten und ihre Fristen
| Pflicht | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Nachweis der Arbeitsbedingungen | Parteien, Entgelt, Arbeitszeit: erster Arbeitstag; Beginn, Ort, Tätigkeit, Probezeit: siebter Kalendertag; Rest: ein Monat | § 2 NachwG |
| Sofortmeldung | Spätestens bei Arbeitsaufnahme, nur in elf Branchen | § 28a Abs. 4 SGB IV |
| Anmeldung zur Sozialversicherung | Mit der ersten Abrechnung, spätestens nach sechs Wochen | § 6 DEÜV |
| ELStAM-Abruf | Bei Beginn der Beschäftigung | § 39e Abs. 4 EStG |
| Krankenkasse | Mitarbeitende nennen sie unverzüglich; fehlt sie nach zwei Wochen, meldet der Arbeitgeber selbst an | § 175 Abs. 3 SGB V |
| Arbeitsschutz-Unterweisung | Bei der Einstellung, vor Aufnahme der Tätigkeit | § 12 ArbSchG |
| Aufenthaltstitel prüfen | Vor Beginn; Kopie für die Dauer der Beschäftigung | § 4a Abs. 5 AufenthG |
| Arbeitszeit erfassen | Ab dem ersten Arbeitstag | § 3 Abs. 2 ArbSchG, BAG 1 ABR 22/21 |
| Betriebsrat beteiligen | Vor der Einstellung, ab mehr als 20 Wahlberechtigten | § 99 BetrVG |
Fehlt der Nachweis nach dem Nachweisgesetz oder kommt er zu spät, ist das eine Ordnungswidrigkeit mit bis zu 2.000 € Bußgeld (§ 4 NachwG). Den Nachweis in Textform können Mitarbeitende jederzeit zusätzlich schriftlich verlangen, dann müssen Sie ihn unverzüglich auf Papier mit Unterschrift nachreichen.
Häufige Fehler
- Den Vertrag als PDF schicken, ohne um einen Empfangsnachweis zu bitten. Erst mit dieser Aufforderung erfüllt die Textform das Nachweisgesetz.
- Einen befristeten Vertrag nur per E-Mail oder einfacher E-Signatur schließen. Die Befristung braucht die Schriftform, sonst gilt der Vertrag als unbefristet (§§ 14 Abs. 4, 16 TzBfG).
- Die Sofortmeldung für eine Anmeldung halten. In den Branchen des § 28a Abs. 4 SGB IV kommt die reguläre Anmeldung mit der ersten Abrechnung zusätzlich.
- Die Unterweisung auf später verschieben, weil es „nur Büro“ ist. § 12 ArbSchG verlangt sie vor Aufnahme der Tätigkeit, an jedem Arbeitsplatz.
- Probezeit und Wartezeit verwechseln. Der Kündigungsschutz beginnt nach sechs Monaten Beschäftigung, gleich was im Vertrag steht, und die Kündigungsfrist von zwei Wochen gilt nie länger als sechs Monate.
Häufige Fragen
Ja, für den Nachweis der Arbeitsbedingungen genügt seit dem 1. Januar 2025 die Textform. Das Dokument muss sich speichern und ausdrucken lassen, und Sie müssen beim Versand um einen Empfangsnachweis bitten.
Zwei Ausnahmen: In den Branchen des § 2a SchwarzArbG, etwa Bau und Gastronomie, bleibt es bei Papier mit Unterschrift. Und eine Befristung ist ohne Schriftform unwirksam (§ 14 Abs. 4 TzBfG).
Mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung (§ 6 DEÜV). In elf Branchen, darunter Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe, kommt eine Sofortmeldung an die Rentenversicherung hinzu, spätestens bei Arbeitsaufnahme (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
Steuer-ID und Geburtsdatum für den Abruf der ELStAM, die Angabe, ob es die erste oder eine weitere Beschäftigung ist, die Sozialversicherungsnummer, die gewählte Krankenkasse und die Bankverbindung. Für den Beitrag zur Pflegeversicherung kommen Angaben zu Kindern hinzu.
Die verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen gilt höchstens sechs Monate (§ 622 Abs. 3 BGB). Nach sechs Monaten Beschäftigung greift außerdem das Kündigungsschutzgesetz, sofern der Betrieb mehr als zehn Beschäftigte hat. Bei befristeten Verträgen muss die Probezeit zur Dauer der Befristung passen (§ 15 Abs. 3 TzBfG).
Ein Agent startet, wenn Sie neue Mitarbeitende anlegen: Er verteilt die Aufgaben an HR, Führungskraft und IT, schickt die Begrüßung, lädt zu Terminen und in Slack-Kanäle ein, fordert Unterlagen an und erinnert an Offenes. Er darf nur, was ein Admin ihm erlaubt. Meldungen, Lohnsteuer und Lohnabrechnung übernimmt Worklayer nicht. Onboarding mit Worklayer