So nutzen Sie die Checkliste
Die Schritte sind nach Zeitpunkt geordnet, ab dem Tag, an dem die Kündigung oder der Aufhebungsvertrag feststeht. Die Spalte „Wer“ ist ein Vorschlag. „Lohnbüro“ steht für Ihre Entgeltabrechnung, ob intern oder beim Steuerberater. Schritte mit Paragraf sind gesetzlich vorgeschrieben, alle anderen sind gute Praxis. Kündigt die Person selbst, entfallen die Schritte zu Betriebsrat und Sonderkündigungsschutz.
Mit „Worklayer-Agent“ markierte Schritte kann in Worklayer ein Agent übernehmen, den Sie für Austritte einrichten: Aufgaben zum Austrittsdatum verteilen, die Übergabe vorbereiten und an offene Aufgaben erinnern, bis jemand sie als erledigt bestätigt. Worklayer ist unser eigenes Produkt. Kündigung, Zeugnis, Meldungen und Abrechnung bleiben bei HR und Lohnbüro: Worklayer bereitet die finalen Abrechnungsdaten zur Prüfung vor, macht aber keine Lohnabrechnung.
Die Checkliste
Nach der Kündigung
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Kündigung oder Aufhebungsvertrag auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift; E-Mail, Scan, Fax und elektronische Signatur sind unwirksam (§ 623 BGB) | HR |
| Zugang der Kündigung nachweisbar machen, etwa durch Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder Boten | HR |
| Kündigungsfrist prüfen: vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, bei Kündigung durch den Arbeitgeber nach Betriebszugehörigkeit bis zu sieben Monate zum Monatsende (§ 622 BGB); Vertrag oder Tarifvertrag können längere Fristen vorsehen | HR |
| Bei Kündigung durch den Arbeitgeber: Betriebsrat vorher anhören, sonst ist die Kündigung unwirksam (§ 102 BetrVG) | HR |
| Sonderkündigungsschutz prüfen: Schwangerschaft (§ 17 MuSchG), Elternzeit (§ 18 BEEG), Schwerbehinderung mit vorheriger Zustimmung des Integrationsamts (§ 168 SGB IX) | HR |
| Auf die Pflicht zur Arbeitsuchendmeldung hinweisen: drei Monate vor dem Ende oder binnen drei Tagen, wenn die Frist kürzer ist (§ 2 Abs. 2 Nr. 3, § 38 Abs. 1 SGB III) | HR |
| Austrittsdatum und Grund im Mitarbeiterdatensatz eintragen | HR |
| Austrittsaufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit an HR, Führungskraft und IT verteilen | Worklayer-Agent |
| Resturlaub berechnen und nach Möglichkeit noch gewähren (Urlaubsanspruch bei Kündigung) | HR |
| Übergabe planen: Aufgaben, Kundenkontakte, Dokumente, Vertretung | Führungskraft |
| Bei einem Aufenthaltstitel für Fachkräfte (Kapitel 2 Abschnitt 4 AufenthG): Ausländerbehörde binnen vier Wochen über das vorzeitige Ende informieren (§ 4a Abs. 5 AufenthG) | HR |
Letzte Woche
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Übergabeaufgaben bei der Führungskraft anlegen | Worklayer-Agent |
| Übergabe abschließen und schriftlich festhalten | Mitarbeitende |
| Rückgabe von Laptop, Handy, Schlüsseln und Karten als Aufgabe an IT und Office geben | Worklayer-Agent |
| An offene Übergabe- und Rückgabeaufgaben erinnern | Worklayer-Agent |
| Finale Abrechnungsdaten zusammenstellen: anteiliges Gehalt, Überstunden, Urlaubsabgeltung, offene Spesen | HR |
| Arbeitszeugnis schreiben: einfach, auf Wunsch qualifiziert mit Leistung und Verhalten (§ 109 GewO) | Führungskraft |
| Austrittsgespräch führen und Gründe festhalten | HR |
Letzter Tag
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Geräte, Schlüssel und Zugangskarten zurücknehmen und quittieren | IT |
| Zugänge zu E-Mail, Slack und allen Tools sperren, Weiterleitung oder Abwesenheitsnotiz einrichten | IT |
| Arbeitszeugnis aushändigen, auf Papier mit Unterschrift oder elektronisch nur mit Einwilligung (§ 109 Abs. 3 GewO) | HR |
| Private Dateien sichern und dienstliche Unterlagen übergeben | Mitarbeitende |
| Verabschiedung im Team | Führungskraft |
Danach
| Schritt | Wer |
|---|---|
| Nicht genommenen Urlaub mit der letzten Abrechnung abgelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG; Urlaubsabgeltung berechnen) | Lohnbüro |
| Abmeldung zur Sozialversicherung mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem Ende (§ 8 DEÜV) | Lohnbüro |
| Ende der Beschäftigung unverzüglich dem Bundeszentralamt für Steuern melden, damit die ELStAM freigegeben werden (§ 39e Abs. 4 EStG) | Lohnbüro |
| Arbeitsbescheinigung auf Verlangen der Person oder der Arbeitsagentur elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln (§§ 312, 313a SGB III) | Lohnbüro |
| Lohnkonto abschließen, elektronische Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres übermitteln und einen Ausdruck aushändigen (§ 41b EStG) | Lohnbüro |
| Personalakte prüfen: Lohnkonto bis Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufbewahren (§ 41 Abs. 1 EStG), nicht mehr benötigte Daten löschen (Art. 17 DSGVO) | HR |
| Bestätigen, dass alle Austrittsaufgaben erledigt sind | HR |
Kündigungsfristen nach § 622 BGB
Die Grundfrist beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats und gilt für Kündigungen durch Mitarbeitende. Kündigt der Arbeitgeber, verlängert sich die Frist mit der Dauer des Arbeitsverhältnisses. In der Probezeit, längstens sechs Monate, gelten zwei Wochen.
| Betriebszugehörigkeit | Kündigungsfrist |
|---|---|
| Probezeit, höchstens sechs Monate | Zwei Wochen |
| Unter zwei Jahren | Vier Wochen zum 15. oder Monatsende |
| Ab zwei Jahren | Ein Monat zum Monatsende |
| Ab fünf Jahren | Zwei Monate zum Monatsende |
| Ab acht Jahren | Drei Monate zum Monatsende |
| Ab zehn Jahren | Vier Monate zum Monatsende |
| Ab zwölf Jahren | Fünf Monate zum Monatsende |
| Ab 15 Jahren | Sechs Monate zum Monatsende |
| Ab 20 Jahren | Sieben Monate zum Monatsende |
Ein Tarifvertrag kann abweichen, ein Arbeitsvertrag nur zugunsten längerer Fristen, mit zwei Ausnahmen: Aushilfen in den ersten drei Monaten und Arbeitgeber mit höchstens 20 Beschäftigten, die auf den festen Endtermin verzichten dürfen, solange die Frist mindestens vier Wochen beträgt. Für Mitarbeitende darf keine längere Frist gelten als für den Arbeitgeber (§ 622 BGB).
Häufige Fehler
- Per E-Mail oder mit eingescannter Unterschrift kündigen. § 623 BGB schließt die elektronische Form aus, die Kündigung ist dann unwirksam und das Arbeitsverhältnis läuft weiter.
- Den Betriebsrat erst nach der Kündigung informieren. Ohne vorherige Anhörung ist sie unwirksam (§ 102 BetrVG).
- Resturlaub verfallen lassen, weil die Person gekündigt hat. Was bis zum Ende nicht genommen werden kann, muss ausgezahlt werden (§ 7 Abs. 4 BUrlG).
- Zugänge erst Tage nach dem letzten Arbeitstag sperren. Verträge mit Tool-Anbietern, Admin-Rechte und geteilte Passwörter gehören auf dieselbe Liste wie der Laptop.
- Das Zeugnis erst Wochen nach dem Austritt schreiben. Der Anspruch entsteht mit der Beendigung, und ohne Zeugnis fehlt der Person ein Teil jeder Bewerbung.
Häufige Fragen
Nein. Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen die Schriftform: Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB). Das hat sich auch mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV nicht geändert, das nur den Nachweis der Arbeitsbedingungen erleichtert hat.
Ja, soweit er bis zum letzten Arbeitstag nicht mehr genommen werden kann (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wer in der ersten Jahreshälfte ausscheidet, hat für das Austrittsjahr nur Anspruch auf ein Zwölftel je vollem Monat (§ 5 BUrlG). Urlaubsanspruch berechnen
Der Anspruch entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses (§ 109 GewO). Mitarbeitende können ein einfaches Zeugnis mit Art und Dauer der Tätigkeit verlangen oder ein qualifiziertes, das auch Leistung und Verhalten bewertet. Elektronisch dürfen Sie es nur mit Einwilligung ausstellen.
Nein. Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nur noch elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit, auf Verlangen der Person oder der Agentur (§§ 312, 313a SGB III). Den Nachweis über die übermittelten Daten schickt die Bundesagentur selbst.
Ein Agent startet, wenn Sie ein Austrittsdatum eintragen: Er verteilt die Aufgaben an HR, Führungskraft und IT, bereitet die Übergabe vor und erinnert an Offenes, bis jemand es bestätigt. Die finalen Abrechnungsdaten liegen zur Prüfung bereit. Kündigung, Zeugnis, Meldungen und die Lohnabrechnung selbst übernimmt Worklayer nicht. Offboarding mit Worklayer